Betriebskostenabrechnung

Ein wichtiger, wieder kehrender Vorgang ist die Abrechnung der Betriebskosten. Sowohl für Vermieter, wie auch für Mieter werden die angefallen Kosten exakt berechnet und abgerechnet.

Die Betriebskostenabrechnung

Betriebskosten sind Kosten, die beim Eigentümer als Lasten des Grundstücks anfallen. Sie sind vom Eigentümer zu tragen, allerdings wird i.d.R. im Mietvertrag vereinbart, dass der Mieter dem Vermieter die Betriebskosten zu erstatten hat. So bestehen 2 Möglichkeiten der Abrechnung der Betriebskosten:

Vorauszahlungen mit späterer Abrechnung
Zahlung einer angemessenen Pauschale, mit der die Betriebskosten insgesamt abgegolten sind

Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.

Es ist festgelegt, dass Betriebskosten diejenigen Kosten sind, die durch das Eigentum oder Erbbaurecht an einer Immobilie laufend entstehen. Explizit davon ausgeschlossen sind jedoch die Verwaltungskosten und Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten.

Betriebskostenabrechnung | Betriebskostenarten

Zu den allgemeinen Betriebskostenarten zählen:

laufende öffentliche Lasten des Grundstücks, z.B. die Grundsteuer
die Wasserversorgung
die Entwässerung
die Heizung und zentrale Warmwasserversorgungsanlage
der Betrieb von Aufzügen
die Straßenreinigung und Müllbeseitigung
die Gebäudereinigung
etwaige Ungezieferbekämpfung
Gartenpflege
die Beleuchtung in gemeinschaftlich genutzten Räumen
die Schornsteinreinigung
die Sach- und Haftpflichtversicherung
der Betrieb einer Gemeinschaftsantenne oder des TV-Kabelanschlusses
der Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege
sonstige Betriebskosten

Betriebskostenabrechnung | Umlage

Nicht umlegbare Instandhaltungs- oder Instandsetzungskosten sind grundsätzlich in der Miete enthalten. Diese können deshalb nicht auf den Mieter umgelegt werden, weil es keine Betriebskosten sind.

Kosten für Wartung und Inspektion sind jedoch umlegbar. Voraussetzung ist, dass diese Aufwendungen fortlaufend sind. Kleinreparaturen können bis zu einem im Mietvertrag bestimmten Betrag direkt auf die Mieter abgewälzt werden, dazu zählen Kosten für Instandsetzungen und Entstörungen.

Die Umlage von Betriebskosten auf den Mieter setzt eine wirksame vertragliche Vereinbarung zwischen Vermieter und Mieter voraus (§ 556 Abs. 1 S. 1 BGB). Die Vereinbarung muss hinreichend bestimmt sein; das heißt, es genügt nicht, wenn die Parteien sich darauf einigen, der Mieter trage „die (üblichen) Nebenkosten der Wohnung“.

Zu tragende Kostenarten müssen müssen regelmäßig anfallen und sind in der Betriebskostenabrechnung im Einzelnen aufzuführen.

Betriebskostenabrechnung | Umlageschlüssel

Die Vereinbarung eines Umlageschlüssels ist entbehrlich. Ohne diesen hat bei Wohnungen die Umlage der Kosten entsprechend § 556a Abs. 1 S. 1 BGB nach der Wohnfläche zu erfolgen. Dies ist der Anteil der Wohnfläche der Wohnungen der gesamten Wohnfläche der Liegenschaft.

Die Parteien können ebenso einen anderen Umlageschlüssel vereinbaren. Sind jedoch Geräte zur Verbrauchsmessung (Wasseruhren usw.) vorhanden, muss zwingend verbrauchsabhängig abgerechnet werden.

Einer nachträglichen Änderung des Umlageschlüssels müssen die Mieter ausdrücklich zustimmen. Außgenommen ist der Sonderfall des § 556a Abs. 2 BGB. Eine Änderung des Umlageschlüssels gilt weder rückwirkend, noch für den laufenden Abrechnungszeitraum, sondern nur für einen neuen. Mieter können die Änderung nur mit Wirkung für die Zukunft verlangen.

Betriebskostenabrechnung | Nebenkosten

Der Mietvertrag kann Vorauszahlungen in Form von Abschlagzahlungen vorsehen, die der Mieter zusätzlich zur Kaltmiete während der Abrechnungsperiode zu leisten hat und über die später vom Vermieter abzurechnen ist. Alternativ ist eine Betriebskostenpauschale zu zahlen. In diesem Fall entfällt die Abrechnung.

Pauschalen und Vorauszahlungen dürfen grundsätzlich nur in angemessener Höhe vereinbart werden. Ändern sich die Kosten, sind beide anzupassen (§ 560 BGB). Bei Pauschalen ist für die Änderung vorausgesetzt, dass die Anpassung im Mietvertrag vereinbart ist (§ 560 Abs. 1 BGB). Vorauszahlungen dürfen nur nach einer Abrechnung angepasst werden (§ 560 Abs. 4 BGB).

Ohne Betriebskostenvereinbarung sind die Betriebskosten in der Miete enthalten (sog. Bruttomiete).

Die Betriebskosten sind jährlich abzurechnen, wenn Vorauszahlungen vereinbart worden sind. Die Einzelheiten hierzu sind seit der Mietrechtsreform 2001 in § 556 Abs. 3 BGB geregelt.

Betriebskostenabrechnung | Angaben

Die Betriebskostenabrechnung muss nach gültiger Rechtsprechung mindestens die folgende Angaben enthalten:

Zusammenstellung der Gesamtkosten für die ganze Liegenschaft, über die abgerechnet werden soll
Angabe und Erläuterung der zugrundegelegten Verteilerschlüssel
Berechnung des Anteils, der auf die vermietete Wohnung jeweils entfällt und den der Mieter tragen soll (für jede Betriebskostenart)
Abzug der Vorauszahlungen des Mieters

Erfüllt eine Abrechnung diese Anforderungen nicht, ist diese formell unwirksam und wird deshalb nicht fällig.

Die Abrechnung muss nachvollziehbar sein. Diese muss verständlich und nachrechenbar sein. Die Kosten müssen so bestimmt bezeichnet sein, dass sie bei einer Prüfung der Belege leicht zuzuordnen sind.

Die Abrechnung muss sich auf einen bestimmten Abrechnungszeitraum, welcher höchstens ein Jahr umfasst, beziehen. Diess kann auch vom Kalenderjahr abweichen.

Betriebskostenabrechnung | Fristen

Sie muss bei Wohnungen spätestens ein Jahr nach dem Ende der Abrechnungsperiode vorliegen. Sonst kann der Vermieter keine Nachzahlungen mehr geltend machen (§ 556 Abs. 3 S. 2, 3 BGB). Diese Frist wird durch Vorlage einer formell wirksamen Abrechnung gewahrt. Die Abrechnung kann zwar inhaltliche Fehler enthalten, jedoch können Vermieter diese auch nach Ablauf der Jahresfrist noch korrigieren.

Mieter können hingegen auch nach Ablauf der Jahresfrist noch überzahlte Betriebskostenvorauszahlungen zurückfordern. Die Einwendungen gegen eine Abrechnung, die der Vermieter vorgelegt hat, müssen jedoch innerhalb eines Jahres ab Zugang der Abrechnung erhoben werden.

Vermieter müss Mietern innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums eine Betriebskostenabrechnung zustellen. Ansonsten können Mieter vom Zurückbehaltungsrecht Gebrauch machen, indem weitere Nebenkostenvorauszahlungen so lange ausgesetzt werden, bis der Vermieter seiner Pflicht nachgekommen ist.

Leerstehende Wohnungen müssen zwar in die Umlage mit einbezogen werden. Kosten, die auf leerstehende Einheiten entfallen, trägt jedoch der Eigentümer.

Betriebskostenabrechnung | Wirtschaftlichkeitsgebot

Bei der Abrechnung der Betriebskosten ist das Wirtschaftlichkeitsgebot zu beachten (§ 556 Abs. 3 S. 1 BGB). Unwirtschaftliche Kosten sind nicht umlagefähig. Sie werden um den Umfang, in dem sie sich als unwirtschaftlich erweisen, von der Abrechnung abgesetzt.

Für die Umlage von Heizkosten und Warmwasser gilt im Übrigen die Heizkostenverordnung.

Betriebskostenabrechnung | Prüfung

Mieter haben das Recht, die der Abrechnung zugrundeliegenden Belege beim Vermieter einzusehen, um sich von der inhaltlichen Richtigkeit der Abrechnung zu überzeugen. Vermieter sind verpflichtet, für die Einsichtnahme ausreichend Zeit einzuräumen. Mieter müssen sich zur Einsichtnahme dazu grundsätzlich zum Vermieter begeben. Nur ausnahmsweise können nach Treu und Glauben Übersendung der Belege in Form von Kopien verlangt werden.

Empfohlen sei Vermietern jedoch auch weiterhin auf Anforderung nur Belegkopien an Mieter zu versenden. In einem Prozess muss der Vermieter die Belege – in Form von Kopien – gem. § 131, § 133 ZPO zu den Akten einreichen.

Betriebskostenabrechnung | vermietete Eigentumswohnungen

Bei vermieteten Eigentumswohnungen gilt das sogenannte Abflussprinzip, wonach Kosten in dem Jahr in die Abrechnung des Hausgeldes einzustellen sind, in dem sie verausgabt worden waren.

Neben dem Abflussprinzip kann auch das sogenannte Leistungsprinzip angewendet werden. Hier sind Betriebskosten in derjenigen Abrechnungsperiode geltend zu machen, in der die betreffenden Leistungen erbracht worden sind.

Dies könnte dazu führen, dass die Abrechnung des Verwalters der Betriebskostenabrechnung der vermieteten Eigentumswohnung nicht zugrundegelegt werden kann.